VRAAGSTELLING
De gemeente Haarlemmermeer gaat een nieuw gemeentehuis bouwen op de locatie van het huidige gemeentehuis. Voor deze nieuwbouw had de gemeente behoefte aan een ruimtelijk-functioneel programma van eisen. De initiële vraag aan WorkWire was het opstellen van dit programma van eisen, waarmee de gemeente de aanbesteding van het ontwerp kon opstarten. Om de overgang naar tijdelijke en nieuwe huisvesting tot een succes te maken, is WorkWire aanvullend gevraagd een integraal werkplekconcept te ontwikkelen.
RESULTAAT
Voor het opstellen van het programma van eisen, heeft WorkWire actief de samenwerking met de ambtelijke organisatie opgezocht. Zo is een enquête uitgevoerd onder alle medewerkers, zijn strategische stakeholders geïnterviewd en zijn verschillende werksessies georganiseerd met een gebruikersvertegenwoordiging, waaronder een value fit sessie. Met het uiteindelijke programma van eisen kon de projectorganisatie voor de huisvesting aan de slag met de aanbesteding voor de bouwkundig architect voor de nieuwbouw en de planontwikkeling voor de tijdelijke huisvesting. Omdat het integrale werkplekconcept nog ontwikkeld moest worden, is in dit programma van eisen flexibiliteit ingebouwd om in het verdere (ontwerp)proces nog voldoende keuzevrijheid te hebben. Ook ervaringen in de tijdelijke huisvesting met een nieuwe manier van werken kunnen zo nog in de plannen voor de nieuwbouw meegenomen worden.
Voor het ontwikkelen van het integrale werkplekconcept is het Haarlemmermeers Werk Concept (HWC) opgestart. Dit projectteam loopt parallel aan het huisvestingsproject en richt zich op alle niet-bouwkundige zaken. WorkWire ondersteunt het projectteam HWC met huisvestingsadvies en ondersteuning in de begeleiding van de organisatie naar de nieuwe manier van werken, zowel in de tijdelijke huisvesting, als de nieuwbouw. Zo heeft WorkWire een engagement programma ontwikkeld met tal van interventies om de organisatie voor te bereiden op de nieuwe manier van werken. Deze interventies zijn medeontwikkeld door ambassadeurs in interactieve workshops.
WorkWire was onderdeel van het team dat de bouwkundig architect voor de nieuwbouw heeft geselecteerd. Met de architect voor de tijdelijke huisvesting is de vertaling gemaakt van het programma van eisen naar een light-variant van het HWC concept.
In 2023 heeft WorkWire de gemeente nog geholpen met het finetunen van het inrichtingsontwerp van de architect. We hebben input opgehaald bij leidinggevenden over ordening van het gebouw en samenwerkingsverbanden. Met deze input is een voorstel gemaakt welke domeinen waar het beste in het pand hun ankerpunt hebben. Tevens hebben we gekeken naar de vertaalslag van diverse oplossingen en deze passend gemaakt aan de huidige functionele wensen van de gebruiker.
KEYWORDS
Werkplekconcept, Verandermanagement, Functioneel Ontwerp, Programma van Eisen, Ordeningsprincipe
Meer weten? Neem gerust contact op met Sheila Zautsen