De ideale werkplek
Bestaat die eigenlijk wel?
Jarenlang stond in veel werkplekconcepten één gedachte centraal: verschillende activiteiten vragen om verschillende werkplekken.
In de afgelopen jaren is daar een tweede perspectief aan toegevoegd. Organisaties erkennen steeds meer dat medewerkers verschillen in hun behoeften en voorkeuren, en daarom niet allemaal dezelfde werkplek nodig hebben.
Tegelijkertijd zie ik in mijn projecten een derde ontwikkeling. In een hybride werkomgeving wordt kantoor steeds vaker gebruikt om samen te werken, kennis uit te wisselen, van collega’s te leren en verbonden te blijven met teams. Ook sociale behoeften spelen daardoor een steeds grotere rol bij de keuze voor een werkplek.
Daardoor ontstaat een interessant spanningsveld. De ideale werkplek wordt niet langer bepaald door één factor, maar door een samenspel van activiteiten, persoonlijke voorkeuren en sociale behoeften.
Van activiteit naar persoonlijke voorkeur
Veel werkplekconcepten gaan uit van herkenbare categorieën: concentreren, samenwerken, vergaderen, ontmoeten en bellen. Voor geconcentreerd werk is er een stilteplek, voor overleg een vergaderruimte en voor informele ontmoeting een koffiepunt of werkcafé. Deze gedachte vormt de basis van activiteitgericht werken.
Maar binnen die categorieën bestaan grote verschillen tussen medewerkers. De ene medewerker heeft volledige stilte nodig om geconcentreerd te kunnen werken, terwijl de ander juist goed functioneert in een werkcafé met wat geroezemoes op de achtergrond. Wat voor de één dus een ideale focusplek is, kan voor de ander juist onprettig of zelfs belemmerend zijn. Ook factoren zoals persoonlijkheid, levensfase, werkervaring, thuissituatie en prikkelgevoeligheid spelen hierin een rol.
Bovendien zijn deze behoeften niet statisch. Dezelfde medewerker kan de ene dag behoefte hebben aan rust en concentratie, terwijl op een ander moment juist interactie, afstemming of sociale verbinding belangrijker is.
Persoonlijke voorkeuren spelen daardoor een steeds grotere rol in het ontwerp van werkomgevingen, maar daar lijkt het niet bij te blijven.
Van persoonlijke voorkeur naar sociale behoefte
In gesprekken met gebruikers hoor ik vaak vergelijkbare afwegingen terug:
- “Ik wil geen kantoortuin, maar ik wil wel met het hele team bij elkaar zitten.”
- “Ik kom naar kantoor om mijn collega’s te zien, maar ik moet ook mijn eigen werk kunnen doen.”
- “Ik wil keuzevrijheid, maar ik wil niet iedere dag op zoek naar een werkplek.”
- “Ik ervaar overlast van mijn collega die aan het bellen is, maar elkaar aanspreken doen we eigenlijk nooit”.
Medewerkers geven regelmatig aan dat zij niet alleen op zoek zijn naar een werkplek die past bij hun activiteit of persoonlijke voorkeur. Ook de plek van hun collega’s speelt een belangrijke rol. Zij komen niet meer vanzelfsprekend iedere dag naar kantoor, maar kiezen bewuster wanneer en waarom zij naar kantoor komen. Daarbij draait het niet alleen om ontmoeten en samenwerken. Ook voor individueel werk blijft het kantoor waardevol: om onderdeel te zijn van een team, kennis uit te wisselen, te leren van collega’s, snel af te kunnen stemmen of om gebruik te maken van een professionele werkomgeving. Medewerkers werken niet alleen óf individueel óf samen, maar bewegen voortdurend tussen beide.
Ook sociale behoeften hebben daarmee dus invloed op de keuze voor een werkplek.
Het keuzeprobleem
De keuze voor een werkplek wordt dus niet door één factor bepaald. Medewerkers maken voortdurend afwegingen tussen verschillende behoeften.
- De activiteit
Wat ga ik doen? Heb ik een plek nodig om geconcentreerd te werken, te overleggen, samen te werken, of te bellen?
- De persoonlijke voorkeur
Waar kan ik prettig werken? Heb ik behoefte aan stilte of juist aan wat reuring op de achtergrond? Werk ik graag in een open omgeving of zoek ik liever een plek met meer privacy? Heb ik behoefte aan veel daglicht, een koele werkplek of juist een warme omgeving? Welke omgeving past bij mijn energie, fysieke behoeften en voorkeuren van dat moment?
- De sociale behoefte
Met wie wil ik werken? Waar zit mijn team? Wie wil ik snel kunnen aanspreken? Hoe blijf ik verbonden met collega’s en onderdeel van het geheel?
Medewerkers zijn hiermee voortdurend op zoek naar de perfecte werkplek die aansluit bij hun activiteit, persoonlijke voorkeuren én sociale behoeften. In de praktijk blijkt echter dat deze drie factoren niet altijd dezelfde richting op wijzen. Daardoor moeten medewerkers afwegingen maken en zoeken naar de best mogelijke balans tussen deze factoren.
Een team van twintig mensen bij elkaar plaatsen kan bijdragen aan verbinding, kennisdeling en samenwerking, maar brengt ook meer dynamiek, geluid en afleiding met zich mee. Een rustige focusplek elders in het gebouw sluit mogelijk beter aan bij de activiteit en persoonlijke voorkeur, maar kan juist weer ten koste gaan van de spontane interactie met collega’s.
Dat maakt huisvesting complex. Een werkplek die perfect aansluit bij de activiteit, sluit niet automatisch aan bij de persoonlijke voorkeur of sociale behoefte. Andersom geldt hetzelfde.
Het is meer dan een ontwerpvraagstuk
De uitdaging voor organisaties is niet om voor iedere medewerker op ieder moment de perfecte werkplek te creëren, maar om een werkomgeving te bieden waarin medewerkers steeds opnieuw een passende afweging kunnen maken tussen activiteit, persoonlijke voorkeur en sociale behoefte.
Vanuit huisvestingsperspectief betekent dit dat het vaak niet realistisch is om iedere werkplek optimaal te laten aansluiten op alle drie de factoren. Het is effectiever om bewust verschillende zones en werkplekken te creëren die sterker inspelen op één of twee van deze factoren. Daarbij is het belangrijk om eerst te bepalen wat de organisatie wil bereiken. Waar moet de huisvesting aan bijdragen? Die visie vormt de basis voor de keuzes die in de werkomgeving worden gemaakt.
Tegelijkertijd vraagt dit om realistische verwachtingen van medewerkers. De ideale werkplek bestaat niet altijd voor iedereen op elk moment. Soms sluit een werkplek perfect aan bij de activiteit en de sociale behoefte, maar minder bij de persoonlijke voorkeur. Op andere momenten ligt de nadruk juist op comfort en persoonlijke belangen.
De oplossing voor dit spanningsveld ligt daarom niet uitsluitend in de fysieke werkomgeving. Minstens zo belangrijk zijn de afspraken, gewoonten en cultuur die ontstaan rondom het gebruik van de werkomgeving. Medewerkers hoeven niet voor iedere activiteit direct van werkplek te wisselen, maar kunnen gedurende de dag bewust afwegingen maken tussen hun activiteiten, persoonlijke voorkeuren en sociale behoeften. Zo kan iemand ervoor kiezen om de ochtend bij het team door te brengen voor afstemming, samenwerking en kennisdeling, en zich in de middag terug te trekken op een rustigere plek voor geconcentreerd werk. De manier waarop medewerkers hun agenda indelen speelt hierin eveneens een belangrijke rol.
Daarmee verschuift de opgave voor organisaties. Niet langer staat alleen het ontwerpen van de perfecte werkplek centraal, maar het creëren van een werkomgeving én cultuur die medewerkers ondersteunt bij het maken van bewuste keuzes. Want uiteindelijk wordt de kwaliteit van een werkplek niet alleen bepaald door het ontwerp, maar ook door de manier waarop medewerkers deze gebruiken.
Praktische inzichten voor organisaties
Voor organisaties die hun werkconcept willen doorontwikkelen, levert dit een aantal belangrijke inzichten op.
- Ontwerp niet alleen vanuit activiteiten, maar ook vanuit werkrelaties.
- Maak ruimte voor persoonlijke verschillen.
- Voorkom zoekgedrag; herkenbaarheid, duidelijke zonering en goede vindbaarheid zijn cruciaal.
- Combineer ontwerp met gedrag en afspraken.
- Accepteer dat de ideale werkplek niet voor iedereen op ieder moment kan bestaan.
Dit artikel is geschreven door Manon Zwart, Workplace Consultant bij WorkWire.
